Како канцеларијата без хартија ја решава дилемата за управување со датотеки?

Ајде прво да разговараме за тоа колку е главоболката традиционална канцеларија: кабинетот за датотеки е полн и е потребно долго време да се најде договор; Важните документи лесно се губат или оштетуваат; Одделенијата ги поминуваат документите како играње „Поминете ја парцелата“. Овие проблеми можат ефикасно да се решат соканцелариски систем без хартија.

1. Електронското поднесување ја заменува акумулацијата на хартијата

Најдиректна придобивка од канцеларијата без хартија е да ги направите датотеките „на Интернет“. Сите документи се скенираат во електронски верзии и се чуваат во системот, поддржувајќи повеќе формати како што се PDF и Word. На пример, системот за управување со договори на нашата компанија сега треба само да го внесе бројот на договорот за да ја добие целосната датотека во рок од 3 секунди, и нема потреба да се пренесуваме низ орманите.

2. Паметно пребарување и брзо позиционирање

Најголемата предност на електронските датотеки е што можат да се пребаруваат. Вградената функција за пребарување со целосен текст на системот може да пребарува според клучни зборови, датуми, автори и други димензии. Минатата недела, одделот за финансии бараше формулар за надомест пред три години. Порано траеше долго време да се прелистува низ датотеките, но сега излегува по влегувањето во „патни трошоци во 2022 година“.

3 Контрола на верзијата за да се избегне збунетост

Најплашеното нешто во врска со документите за хартија е дека тие постојано се ревидираат и никој не знае кој ја има најновата верзија. Системот за електронски документи автоматски ќе заштеди историски верзии и ќе постави дозволи за модификација. Предлогот за планирање на нашето одделение за маркетинг сега е ревидиран во верзијата 15, а системот јасно евидентира кој ја направи секоја ревизија и кога.

4. Мобилна канцеларија ги крши ограничувањата на просторот

Со систем без хартија, мобилните телефони исто така можат да пристапат до датотеки во секое време. Последен пат, мојот шеф побара понуда на аеродромот, а јас се најавив во системот директно на мојот мобилен телефон за да му го испратам, што беше побрзо од експресното испорака. Можам да се справам со сите датотеки со таблет кога патувам, и можам да спакувам половина од куферот.

5. Безбедна резервна копија за да се спречи загуба

Важните датотеки автоматски се поткрепени на облакот по скенирањето, така што нема потреба да се грижите дури и ако компјутерот се распадне. Наидовме на трагедија каде канцеларијата беше поплавена и сите датотеки со хартија беа изгубени. Сега електронските датотеки имаат тројни резервни копии, кои се многу побезбедни.

6. Зелената канцеларија ги намалува трошоците

Ајде да направиме некои пресметки: А4 хартија чини 20 јуани по пакет, а компанијата користи 100 пакувања месечно, што е 24.000 јуани годишно. Потрошувачите на печатачот, кабинетите за пополнување и просторот за архиви се сите трошоци. Откако направиканцелариски систем без хартија, овие трошоци можат да се намалат за најмалку 70%, што е исто така еколошки.

Како професионален производител и снабдувач, нудиме висококвалитетни производи. Доколку сте заинтересирани за нашите производи или имате какви било прашања, ве молиме слободноконтактирајте не.